Jureks personvernserklæring

1. Generelt om informasjonskapsler

Informasjonskapsler, eller cookies, er små tekstfiler som lagres på datamaskinen, telefonen eller nettbrettet ditt når du besøker et nettsted. Informasjonskapsler bidrar til å huske innstillinger som for eksempel språk, brukernavn og tekststørrelse i en viss periode. Formålet med informasjonskapsler er å gjøre det enklere for deg, slik at du slipper å gjøre de samme innstillingene på nytt hver gang du besøker et nettsted eller navigerer mellom sider.

Vi bruker nødvendige informasjonskapsler, funksjonelle informasjonskapsler og analyseinformasjonskapsler. Vi bruker ingen informasjonskapsler som lagrer personopplysninger. Du kan slette informasjonskapsler når du vil ved å angi dine preferanser i detaljseksjonen i vår informasjonskapselpolicy. Du kan når som helst endre dine preferanser ved å klikke på det lille ikonet nederst til venstre på nettstedet. Her finner du også fullstendig informasjon om hvordan og hvilke informasjonskapsler vi samler inn.

Du kan lese mer om informasjonskapsler på nkom.no.

Nødvendige informasjonskapsler

Disse informasjonskapslene er nødvendige for at nettstedet vårt skal fungere korrekt. De gjør det mulig for deg å navigere på nettstedet og bruke funksjonene. Disse informasjonskapslene kan derfor ikke slås av.

Funksjonelle informasjonskapsler

Disse informasjonskapslene er utformet for å forbedre brukeropplevelsen på nettstedet vårt ved å muliggjøre funksjoner som for eksempel innstillinger for språkvalg. I motsetning til strengt nødvendige informasjonskapsler, som er avgjørende for nettstedets funksjon, bidrar funksjonelle informasjonskapsler til å gjøre nettstedet vårt mer personlig og effektivt for brukeren. De er derimot ikke absolutt nødvendige for nettstedets grunnleggende funksjoner, og kan derfor slås av.

Analyseinformasjonskapsler

Disse informasjonskapslene samler inn informasjon om hvordan du bruker nettstedet vårt. Hovedformålet er å forbedre nettstedets funksjon og brukeropplevelse. Dette skjer ved at vi anonymt samler inn data som hjelper oss å forstå hvordan besøkende samhandler med nettstedet, noe som igjen gjør det mulig å forbedre nettstedet basert på denne brukerdataen.

Lagringstid

Lagringstiden for informasjonskapsler kan deles inn i to kategorier: enten er de øktbaserte informasjonskapsler eller tidsbegrensede informasjonskapsler.

Øktbaserte informasjonskapsler er midlertidige og lagres kun i den besøkendes nettleser under den aktuelle økten. De slettes automatisk når nettleseren lukkes.

Tidsbegrensede informasjonskapsler har en forhåndsbestemt levetid og blir liggende på brukerens enhet i den angitte perioden, også etter at brukeren har lukket nettleseren.

Hvilke informasjonskapsler brukes på denne siden?

2. Google Analytics

Vi bruker Google Analytics for å kunne tilpasse og videreutvikle nettstedet vårt.

3. Kontaktperson hos potensiell kunde

For å kunne kontakte deg som potensiell kundekontakt angående våre tjenester og markedsføringsaktiviteter, samler Jurek inn dine personopplysninger. Disse samles enten inn via interne nettverk eller fra tredjeparter, som offentlige registre eller sosiale medier, og lagres i vårt forretningssystem med sikte på å etablere et forretningsforhold med deg og invitere deg til markedsføringsaktiviteter.

Vår interesse av innsamlingen av disse personopplysningene er for å kunne opprettholde og vedlikeholde forretningsforbindelser. Vi har som rutine at hver ansatt som tar kontakt med deg via telefon eller digitale kanaler, og der du har vist interesse for å skape et videre forhold til oss under samtalen – følges opp med en e-postmelding med en lenke til denne policyen.

Vi bruker også kontaktdetaljene for å invitere deg til relevante arrangementer og for e-postmarkedsføring for å kunne holde deg oppdatert om Jurek og våre tjenester. Vi prøver alltid å begrense utsendelser til det som anses som relevant for deg i din yrkesrolle. For hver utsendelse vil du få mulighet til å melde deg av. Vennligst les mer nedenfor.

3.1 Hvilke personopplysninger samler vi inn?

• For- og etternavn
• Nåværende arbeidsgiver
• Kontaktopplysninger som e-postadresse, telefonnummer, yrkestittel og arbeidsstedets adresse
• Eventuelle opplysninger om tidligere arbeidsgiver, dersom du tidligere har vært kunde
• Land
• IP-adresse
• Korrespondanse og oppsummeringer av telefonsamtaler mellom deg og Jurek

3.2 Sletting

Vi behandler dine personopplysninger inntil de ikke lenger er nødvendige for å oppfylle ett bestemt formål, eller til du ikke lenger vil være registrert hos oss. Vil du ikke være registrert hos oss, sletter vi deg med en gang. Personopplysninger som er blitt utdaterte, f.eks. på grunn av pensjonering eller avsluttet forretningsforhold, slettes så snart vi mottar informasjon om dette. Dataene vil også bli slettet uten unødig forsinkelse på forespørsel.

Jurek gjennomfører dessuten rutinemessig sletting av kontaktinformasjon som ikke lengre oppfyller sitt formål.

3.3 Dine rettigheter

Det er viktig for oss at du kjenner til dine rettigheter. Les mer lengre ned.

4. Kontaktperson hos eksisterende kunde

For å opprettholde forretningsforbindelser med våre kunder, og for å levere på oppdrag, vil Jurek sitte med personlig informasjon. Vi har enten samlet inn dine personlige opplysninger i forbindelse med et oppdrag, eller at vi er i forhandlinger om et oppdrag (i henhold til det juridiske grunnlaget i avtalen). Vi bruker også kontaktinformasjonen til å invitere deg til relevante arrangementer og e-postmarkedsfører for å holde deg informert om Jurek og våre tjenester. For hver mail som blir sendt, vil det være mulig å avregistrere seg.

4.1 Hvilke personopplysninger samler vi inn?

• For- og etternavn
• Nåværende arbeidsgiver
• Kontaktopplysninger som e-postadresse, telefonnummer, yrkestittel og arbeidsstedets adresse
• Bestillingshistorikk
• Eventuelle opplysninger om tidligere arbeidsgiver, dersom du tidligere har vært kunde
• Korrespondanse og oppsummeringer av telefonsamtaler mellom deg og Jurek
• Land
• IP-adresse

4.2 Sletting

Vi behandler dine personlige opplysninger inntil de ikke lenger er nødvendige for å oppfylle ovennevnte formål, eller til du ikke lenger er registrert hos oss. I så fall sletter vi informasjonen raskt. Personlige data som er utdatert, for eksempel på grunn av pensjonering eller avsluttet oppdrag, slettes det med engang vi får beskjed. Vil du bli slettet, sletter vi deg med en gang. Jurek gjennomfører dessuten rutinemessig sletting av kontaktinformasjon som ikke lengre oppfyller sitt formål.

4.3 Dine rettigheter

Det er viktig for oss at du kjenner til dine rettigheter. Les mer lengre ned.

5. Referansepersoner

Jurek er i kontakt med mange referansepersoner hvert år i forbindelse med gjennomføring av rekrutteringsprosesser og konsulentoppdrag på vegne av våre kunder. Kandidatene som er i sluttprosessen, vil i de aller fleste tilfeller oppgi sine referansepersoner til oss. Når dette skjer er kandidaten ansvarlig for å informere referansepersonen om at kontaktinformasjonen blir formidlet til oss i Jurek. Behandling av dine personopplysninger som referanseperson baseres på en interesseavveining for å hjelpe enkeltpersoner videre i karrieren. Referansesjekk gjennomføres i verktøyet Refapp. Vi oppsummerer alle referansesamtaler og sender et utdrag i en rapport, som kommuniseres til kunden, muntlig eller skriftlig.

5.1 Hvilke personopplysninger samler vi inn?

• For- og etternavn
• Kontaktinformasjon som e-postadresse, telefonnummer, tittel og arbeidsplass
• IP-adresse

5.2 Sletting

Vi sletter dokumentasjon løpende i våre rekrutteringsprosesser, og referanserapporten lagres opp til tre år. Dette skjer i tilfelle diskrimineringstvister.

6. Hvordan jobber Jurek med search?

Jurek er stadig på jakt etter talenter, selv om de ikke aktivt har søkt på en stilling gjennom oss. Rutinen vår er at alle Jurek-ansatte som kontakter en potensiell kandidat via telefon eller en digital plattform, vil henvise de til vår nettside for registrering. Når en kandidat registrerer seg i vår database, inngår kandidaten en personvernavtale med oss.

Når vi har samlet inn personopplysninger om en potensiell kandidat, tar vi alltid kontakt innen 30 dager og gir kandidaten mulighet til å registrere sine data via vår nettside/kandidatplattform hvor vi inngår en gjensidig avtale. Hvis en kandidat ikke har interesse av å ha ytterligere kontakt med Jurek når prosessen er avsluttet sletter vi alle innsamlede data umiddelbart.

Dersom en kandidat ikke ønsker å registrere sine personlige opplysninger gjennom vår nettside, men fortsatt ønsker å være med i utvalget av den aktuelle stillingen, beholder vi kun dataene for den daværende prosessen. Dataene behandles deretter i henhold til våre rutiner for andre kandidater, det vil si med henvisning til vår kandidatplattform. Når vi kontakter kandidaten for første gang, vil vi alltid sende en lenke til vår personvernserklæring. Behandlingen støttes av Jureks legitime interesse i å samle inn og behandle data om potensielle kandidater. Jurek har gjort vurderingen at fordelene med behandlingen veier tyngre enn din interesse av å ikke bruke informasjonen i forbindelse med rekrutteringen.

Under arbeidet med søk jobber vi hovedsakelig med LinkedIn Recruiter Professional. Ingen profiler lagres lokalt, men alt er samlet i et prosjekt på LinkedIns plattform. Vi har gjort vurderingen at det også her er en berettiget interesse med behandlingen for at Jurek samler inn opplysninger om potensielle kandidater som veier tyngre enn din interesse av at opplysningene ikke brukes i rekrutteringen.

Andre detaljer om potensielle kandidater lagres i maksimalt 30 dager dersom personen ikke har gitt tillatelse til å lagre dataene lenger.

7. Hvordan behandles bilder, video og lyd fra arrangementer og aktiviteter?

Vi inviterer til flere arrangementer og workshops hvert år, og ønsker å vise frem, markedsføre og informere om virksomheten vår. Workshops er en viktig del av arbeidet vårt med å inspirere til fremtidens arbeidsliv.

Vi er klar over at bilder, video og lyd kan være personopplysninger. Derfor skal vi informere tydelig om at personer kan bli fotografert, filmet eller tatt opp på lyd. Denne informasjonen fremgår av invitasjonen og av markedsføring i sosiale kanaler.

Jurek har vurdert at vi har en berettiget interesse i å kunne publisere bilder fra arrangementer, og at denne interessen veier tyngre enn den enkeltes interesse i at opplysningene ikke brukes til dette formålet.

Dersom du ikke har fått med deg denne informasjonen, eller ønsker å utelates mot behandlingen, har vedkommende rett til å motsette seg dette. I slike tilfeller vil vi fjerne bildet.

Dersom du ønsker at et bilde skal fjernes, kan du kontakte oss på hei@jurekgroup.no

8. Direktemarkedsføring

Du har rett til å motstå bruken av dine personopplysninger for direkte markedsføring i henhold til rettslig grunnlag av interesseavveiningen. Direkte markedsføring refererer til digitale utsendelser, e-post og tekstmeldinger. Dette gjør du ved å avregistrere deg, såkalte opt-out. Da vil du slettes fra våre adresselister. Vi har oppdatert informasjonen i våre utsendelser, f.eks. jobbmailer, for å tydeliggjøre hvordan avmelding gjennomføres.

9. Kandidater som har registrert seg i vårt kandidatnettverk

Vår rutine er at medarbeidere i Jurek som kontakter en potensiell kandidat via telefon eller digitale kanaler, alltid henviser kandidaten til vår nettbaserte kandidatplattform. Når en kandidat registrerer sine opplysninger via vår nettside eller kandidatplattform, inngår vi en gjensidig avtale mellom oss og den registrerte om å kunne tilby potensielle karrieremuligheter.

Gjennom registreringen blir du søkbar for oss i Jurek for både publiserte og ikke-publiserte stillinger som Jurek vurderer at passer din profil. Du kan enten selv søke på publiserte stillinger via nettsiden vår, eller bli kontaktet av oss for å godkjenne at du ønsker å inngå i prosesser for både publiserte og ikke-publiserte stillinger.

9.1 Hvilke personopplysninger samles inn?

Du som kandidat registrerer selv dine personopplysninger via vår kandidatplattform. Vi har et kortere skjema der du fyller i kontaktopplysninger og ønsket arbeidssted. Du kan komplettere din registrering med en CV og/eller en søknad.

Utover dine preferanser (som invitasjoner til events o.l.) kommer ikke Jurek til å samle inn eller behandle sensitive personopplysninger (som medlemskap i fagforening, politiske ståsted, seksuell legning eller religiøs tilhørighet) eller opplysninger som ikke har relevans for rekruttering og/eller konsulentutleie. Det er derfor viktig at du som kandidat ikke oppgir sensitive personopplysninger eller opplysninger som ikke er relevante for stillingene du søker på.

9.2 Behandling av personnummer

Behandling av personnummer vil kun skje ved bakgrunnssjekk. Du bør derfor ikke oppgi personnummer i CV, søknad eller kandidatprofil.

Dersom det gjennomføres bakgrunnssjekk i forbindelse med en rekrutteringsprosess, vil du bli informert om dette, og du samtykker da til at vi behandler ditt personnummer.

9.3 Hvilke personopplysninger kan bli behandlet når du er kandidat hos oss?

• For- og etternavn
• Kontaktopplysninger som e-postadresse, telefonnummer og bostedsadresse
• Tidligere arbeidserfaring og utdanning/kurs
• Intervjunotater
• Videoopptak av evt. intervju med Jureks rekrutteringskonsulent og transkribering av intervjuet som vi kun bruker til internt bruk
• Testresultat fra testverktøy som brukes i utvalgsarbeid
• Informasjon om hvordan du har interagert med oss
• Tilbakemeldinger fra referansepersoner
• IP-adresser
• URL-er for eksempel LinkedIn profilen din
• Dokumenter som du selv har lastet opp i vår plattform via vår nettside

9.4 Formål

Formålet med å samle inn dine personopplysninger er at Jurek skal kunne opprettholde en relasjon med deg som kandidat, slik at vi kan tilby deg potensielle og relevante karrieremuligheter gjennom rekruttering og/eller konsulentutleie.

Vi kan også bruke kontaktopplysningene dine til å invitere deg til arrangementer og seminarer, samt til å delta i undersøkelser. Ved hver utsendelse vil du få mulighet til å melde deg av.

9.5 Overføring av personopplysninger til kunde

Personopplysningene Jurek behandler om deg som kandidat, kan bli overført til kunde i løpet av en rekrutteringsprosess. Av hensyn til ditt personvern sender vi aldri profilen din til en kunde uten først å ha hatt dialog med deg, og uten at du har vist interesse for den aktuelle stillingen. Testresultater fra testleverandør kan bli overført til kunde for oppdrag du er aktuell for.

9.6 Overføring til ekstern leverandør

I noen prosesser gjennomfører du som kandidat eksempelvis personlighets- og/eller evnetester som leveres av en ekstern leverandør. Dine personopplysninger kan komme til å overføres og behandles av leverandøren slik at du kan gjennomføre slike tester. Den behandlingen har du godkjent ved å registrere dine opplysninger via vår kandidatplattform samt ved at du vil ta del av den aktuelle rekrutteringsprosessen.

9.7 Dine referanser

I rekrutteringsprosessen kan vi be deg om å oppgi referanser til oss. Du er ansvarlig for å informere referansene om at deres personopplysninger har blitt oppgitt til oss. Vi tar aldri referanser fra andre referansepersoner enn de som du selv har oppgitt til oss.

9.8 Sletting

Jurek lagrer dine personopplysninger for fremtidige karrieremuligheter. Opplysninger som er relevante for enkelte rekrutterings- og/eller konsulentutleieprosesser, som intervjunotater og opplysninger fra referanser, lagres kun så lenge de er nødvendige for prosessen og deretter i inntil tre år etter avsluttet rekrutterings- og/eller konsulentutleieprosess. Dette for at vi skal kunne ivareta vår rett ved eventuell diskrimineringstvist. Vi rydder også regelmessig i vår kandidatbase for at den skal være oppdatert og relevant.

9.9 Nyhetsbrev

Våre nyhetsbrev med aktuelle, pågående rekrutteringsoppdrag er ikke knyttet til din profil eller dine personopplysninger i vår kandidatplattform. Du kan når som helst avmelde deg som abonnent på våre nyhetsbrev. Dersom du avregistrerer deg fra nyhetsbrev, blir du ikke automatisk fjernet fra vår kandidatbase. Ønsker du å slette dine personopplysninger fra vår kandidatbase, henviser vi til «Retten til å bli slettet».

9.10 Dine rettigheter som registrert

Det er viktig for oss at du kjenner til hvilke rettigheter du har som enkeltperson.

9.11 Retten til innsyn

Du har rett til å ta del av de opplysninger som vi har registrert om deg i vår kandidatdatabase. Om du ønsker å vite hvilke opplysninger vi har registrert hos oss, kan du gå til Data & Personvern. Dersom du ønsker å vite hvilke opplysninger vi har registrert om deg, kan du sende en e-post til hei@jurekgroup.no

9.12 Retten til å endre

Du har rett til å rette eller slette opplysninger om deg når de er feilaktige, mangelfulle eller unødvendige. De opplysninger som du selv har oppgitt via vår nettside/kandidatplattform kan du selv endre ved å logge inn i plattformen. Der har du også mulighet til å slette tidligere opplastede dokumenter, som CV og søknad. Du har også rett til å komplettere mangelfulle opplysninger. Send det du ønsker å endre på til hei@jurekgroup.no

9.13 Retten til å bli slettet

Du har rett til å be om å få slettet de personopplysninger som vi behandler om deg. I tilfeller der det finnes juridiske forpliktelser som hindrer at Jurek umiddelbart kan slette visse personopplysninger, kan vi nekte din anmodning om sletting. Slike juridiske forpliktelser finnes for eksempel i regnskapslover. Det er også mulig at fremtidig behandling er nødvendig for å opprette, utøve eller forsvare oss mot rettslige krav. Om du ønsker at dine opplysninger skal slettes, gå til Data & Personvern. Dersom du ønsker at opplysningene dine slettes, kan du sende en e-post til hei@jurekgroup.no.

Dersom det ikke finnes juridiske forpliktelser som hindrer oss fra å slette dine opplysninger, vil de slettes snarest og senest i løpet av 30 dager. Du vil bli informert om at sletting er gjennomført.

9.14 Retten til dataportabilitet

I de tilfeller der Jureks behandling av personopplysninger er avtalefestet har du rett til å anmode at de opplysninger som berører deg, og som du har levert til Jurek, overføres til en annen personopplysningsansvarlig. En forutsetning for dette er at overføringen er teknisk mulig og kan skje automatisert. Henvendelser sendes til hei@jurekgroup.no.

9.15 Retten til å klage

Dersom du mener at Jurek behandler dine personopplysninger på en uriktig måte, kan du, i tillegg til å kontakte oss på dpo@jurek.se, sende inn en klage til Datatilsynet.

9.16 Sikkerhet og konfidensialitet

Jurek har som mål om kun å behandle dine personopplysninger innenfor EU/EØS der våre IT-systemer finnes. Jurek har gjennomført sikkerhetstiltak for å påse at behandlingen av personopplysninger skjer på en sikker måte og for å beskytte personopplysningene mot ulovlig innsyn, uautorisert behandling og misbruk. Tilgangen til systemene der personopplysningene lagres er begrenset til ansatte og leverandører som trenger tilgang til opplysningene for å kunne gjennomføre sine arbeidsoppgaver. Alle ansatte er dessuten informert om viktigheten av at sikkerheten opprettholdes gjennom interne rutiner som regulerer bruk av passord og arbeid som skjer utenfor kontoret og i utlandet.

Jurek overvåker også kontinuerlig systemene for å oppdage eventuelle svakheter og for å beskytte dine personopplysninger.

10. Dine rettigheter som registrert

Det er viktig for oss at du kjenner til hvilke rettigheter du har som enkeltperson. Les mer nedenfor og under punkt 9.

10.1 Retten til innsyn

Du har rett til å se og endre informasjonen vi har registrert om deg i vår kandidatdatabase. Hvis du vil vite hvilken informasjon vi har registrert hos oss, kan du sende oss en e-post på hei@jurekgroup.no for å få tilgang og innsyn til informasjonen som er registrert på din profil i elektronisk form.

10.2 Retten til å endre

Du har rett til å endre feil personopplysninger. Informasjonen du har gitt oss, via vår nettside og kandidatplattform, har du muligheten til å rette eller endre, ved å logge deg inn i vår kandidatplattform. Der har du også mulighet til å slette tidligere opplastede dokumenter som CV, og personlige søknader. Du kan også fullføre ufullstendig informasjon ved å sende oss tilleggsinformasjon. Send inn din endring til: hei@jurekgroup.no.

10.3 Retten til å bli slettet

Du har rett til å be oss slette dine personlige opplysninger som vi behandler. I tilfeller der det foreligger juridiske forpliktelser som hindrer Jurek fra umiddelbart å slette visse personopplysninger, kan vi nekte din forespørsel om sletting. Disse forpliktelsene eksisterer for eksempel i regnskapslover. Hvis du vil at dataene dine slettes, send en e-post til hei@jurekgroup.no. Hvis ingen lovlige forpliktelser hindrer oss fra å slette informasjonen, blir de slettet umiddelbart og senest innen 30 dager, og vi vil informere deg i henhold til dette.

10.4 Retten til å klage

Dersom du mener at Jurek behandler dine personopplysninger på en uriktig måte, kan du, i tillegg til å kontakte oss på dpo@jurek.se, sende inn en klage til Datatilsynet.

11. Sikkerhet og konfidensialitet

Jurek har tatt i bruk sikkerhetstiltak for å sikre at behandling av personopplysninger gjøres trygt, og for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, uautorisert bruk og misbruk. Tilgang til systemene der personopplysninger er lagret, er begrenset til de ansatte og tjenesteleverandørene, som trenger tilgang til opplysningene for å kunne gjennomføre sine arbeidsoppgaver. Alle ansatte er også informert om viktigheten av sikkerheten til personopplysninger, gjennom interne rutiner som regulerer bruk av passord, og arbeid utført utenfor kontoret og utlandet.

Vi bestreber alltid at dine personopplysninger ikke lagres eller håndteres utenfor EU/EØS. Noen ganger kan det imidlertid hende at dataene dine må overføres eller håndteres av våre leverandører/partnere i land som Sverige eller USA. I slike tilfeller anvender vi enten vedtak om tilstrekkelig beskyttelsesnivå i henhold til artikkel 45 i personopplysningsloven eller passende beskyttelsestiltak i henhold til artikkel 46 i personopplysningsloven, slik som EU-kommisjonens standard kontraktsbestemmelser.

Når dataene dine overføres eller behandles utenfor EU/EØS, iverksetter vi tilstrekkelige sikkerhetstiltak, inkludert Standard Contractual Clauses (SCC), kontraktsmessige, organisatoriske og/eller tekniske sikkerhetstiltak. Dette sikrer at dataene dine behandles på en måte som oppfyller gjeldende juridiske krav til beskyttelsesnivåer.

Hvis du ønsker mer informasjon om tiltakene vi tar for å beskytte dataene dine eller om hvor dataene dine er tilgjengelige, vennligst kontakt oss på hei@jurekgroup.no

I tillegg overvåker Jurek kontinuerlig våre systemer for å oppdage sårbarheter og for å beskytte dine personlige opplysninger.

12. Spørsmål om personvernerklæringen

Dersom du har spørsmål, er du velkommen til å kontakte vårt personvernombud på dpo@jurek.se.